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05.06.2018

7 Tipps für ein erfolgreiches Meeting

Endlose Meetings in denen immer wieder das Selbe besprochen wird. Wir alle kennen es – man kommt einfach nicht zum Ziel und beim nächsten Meeting geht das Ganze von vorne los. In unserem heutigen Business Tipp haben wir Dir sieben Punkte mitgebracht, wie Du ein Meeting erfolgreich und effizient durchführen kannst.

1. Das konkrete Ziel
Ohne ein klares und deutlich formuliertes Ziel kann eine Besprechung selten erfolgreich sein. Ein Meeting nur um des Meetings Willen abzuhalten, raubt Zeit und kann bei Deinen Kollegen und Mitarbeitern Frustration hervorrufen. Mit einem Ziel, das Du auch jedem deutlich gemacht hast, weiß jeder Teilnehmer, warum er am Meeting teilnimmt. So holst Du die Teilnehmer schon am Anfang ab.  

2. Die Tagesordnung
Nun hast Du Deinen Teilnehmern das Ziel genannt, aber diese wissen noch nicht, wie ihr gemeinsam das Ziel erreichen könnt. Dazu gibt es ein einfaches Tool, das Du sicher schon kennst: Die Tagesordnung. 
Diese solltest Du bereits vor Beginn der Besprechung vorbereiten und an die Teilnehmer verteilen. So können sich die Teilnehmer bereits vorher auf das Meeting vorbereiten, um das Meeting viel produktiver zu machen. Außerdem hilft eine Tagesordnung dabei, den Faden nicht zu verlieren. So ebnest Du mit der Tagesordnung ganz einfach ein Weg zum Ziel. 

3. Die Organisation
Natürlich musst Du auch vorher den Ort und die Uhrzeit der Besprechung planen. Teile dies auch bereits im Vorfeld Deinen Teilnehmern mit, damit es nicht zu Fragen kurz vor dem Beginn des Meetings kommt.
Außerdem solltest Du Dir Gedanken über die Sitzordnung, die Anzahl der Teilnehmer, eventuelle Getränke, technische Hilfsmittel usw. machen, damit Dein Meeting reibungslos ablaufen kann.

4. Die Teilnehmer
So viele wie nötig, aber so wenige wie möglich – das sollte Dein Grundsatz bei der Planung der Teilnehmer sein. Wenn Du die Teilnehmerzahl bewusst klein lässt, kann ein Meeting viel produktiver ablaufen. Denn so ist das Interesse und Engagement der einzelnen Gruppenmitglieder viel größer. Bei größeren Gruppen kann es nämlich sein, dass sich einige Teilnehmer aus der Diskussion ausklinken und nichts zum Ergebnis beitragen.
Natürlich solltest Du auch niemanden ausschließen – Mache Dir im Vorfeld bereits Gedanken darüber, was das generelle Ziel des Meetings ist und suche dann die richtigen Teilnehmer aus. Lohnt es sich, die gesamte Abteilung einzuladen oder reicht für das erste Meeting erst nur ein kleiner Teil davon?

5. Die effektive Führung
Bei einem Meeting solltest Du strikt nach der Tagesordnung vorgehen und diese auch einhalten. Sollten Nebendiskussionen auftauchen, die kein Ende nehmen, solltest Du diese eindämmen. 
Alle Teilnehmer des Meetings werden gleichermaßen mit einbezogen. So schaffst Du eine partnerschaftlich-kooperative Atmosphäre, in der alle gleichermaßen Gedanken und Vorschläge äußern können.

6. Die Zeit
Fange mit Deinem Meeting pünktlich an und höre auch pünktlich auf – den vorher gesetzten Zeitrahmen solltest Du auch einhalten. Die Diskussion in einem Meeting kann sich natürlich entwickeln und Du wirst niemanden unter Zeitdruck setzen, wenn Du auch mal ein paar Minuten hinten dran hängst. Aber verschwende keine Zeit, indem Du einzelne Teilnehmer, die zu den sogenannten Vielrednern gehören, höflich darauf hinweist, auch andere Teilnehmer zu Wort kommen zu lassen.

7. Die Ergebnisse
Während des Meetings solltest Du aufgekommene Teilergebnisse immer festhalten und auch visualisieren. Am Ende des Meetings kannst Du dann Bezug auf die Zielsetzung nehmen und die gewonnenen Erkenntnisse zusammentragen. So können Du und die Teilnehmer einfach sehen, ob das Ziel erreicht oder verfehlt wurde. 
Anschließend kannst Du mit den Teilnehmern einen Maßnahmenplan erstellen, mit dem die erarbeitete Problemlösung in die Tat umgesetzt wird.