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23.05.2018

How To: Eine Präsentation organisieren

Präsentationen sind im Alltag des Trainers nicht wegzudenken. Wenn Du Dich auch manchmal fragst, wie man eine Präsentation gut organisiert, ist der heutige Business Tipp genau das Richtige für Dich.

1. Die räumliche Organisation
Zunächst musst Du natürlich entscheiden, wo genau Deine Veranstaltung stattfinden soll. Interne Räumlichkeiten oder vielleicht ein Tagungshotel – all das hast Du bereits im Vorfeld geplant. Wichtig ist auch, dass dieser Ort zentral liegt und Du genau weißt, wie Du dort hin kommst.
Dann musst Du Dich natürlich auch um die Sitzordnung kümmern. Du entscheidest, ob Du Deine Teilnehmer lieber in einem Halbkreis, in der sogenannten „Kinobestuhlung“ oder an Tische setzen möchtest. Natürlich musst Du auch beachten, wie viele Teilnehmer kommen und was die Räumlichkeiten hergeben. 

2. Die Vorbereitung der Medien
Vor der Veranstaltung ist es wichtig, die genutzten Medien zu überprüfen. Steht alles, was Du brauchst, zur Verfügung und ist auch alles funktionstechnisch? Du solltest Dich auch auf technische Störungen einstellen, denn die können immer passieren. Kläre im Vorfeld ab, wer Dein Ansprechpartner sein kann und nehme Alternativen mit. Du kannst zum Beispiel den Beamer mit dem Flipchart austauschen.

3. Die zeitliche Organisation
Natürlich musst Du auch im Vorfeld die zeitliche Organisation der Veranstaltung abwickeln. Dazu gehört, zu welchem Termin die Veranstaltung ansteht, wann sie beginnt und endet und natürlich wie viele Pausen Du wann einlegen möchtest.
Außerdem müssen die Teilnehmer auch eingeladen werden. Es gilt: Verschicke die Einladungen so früh wie möglich und kläre deine Teilnehmer über das Thema, die Dauer, die Örtlichkeit und den Namen der Präsentatoren auf.

4. Die Vorbereitung der Unterlagen
Die Teilnehmerunterlagen sollten auch im Vorfeld vorbereitet werden. Alles Wichtige sollte in diesen Unterlagen stehen. Dazu gehören u.a. wichtige Punkte der Präsentation, eine Zusammenfassung und eventuelle Aufgaben, die Du Deinen Teilnehmern stellen willst.

5. Die persönliche Vorbereitung
Die Präsentation oder das Training sollten im Vorfeld komplett durchgegangen werden. Mache Dich mit der Präsentation, den Medien und den Räumlichkeiten vertraut. Das wird Dir Sicherheit verschaffen. Auch ein Spickzettel kann Dir helfen, Dir Selbstvertrauen zu geben und die Präsentation erfolgreich durchzuführen. 
Atme vor der Präsentation durch, entspanne Dich und schon kann es losgehen!